Un’importante Azienda Cliente operante nel settore delle soluzioni energetiche integrate (installazione e distribuzione) affrontava sfide significative dovute alla frammentazione dei dati e all’eccessiva dipendenza da strumenti manuali (fogli Excel e comunicazioni informali).
L’intervento di Analisi e Re-ingegnerizzazione dei Processi Industriali e dei Sistemi Informativi ha portato a una trasformazione digitale mirata all’automazione e all’ottimizzazione dell’operatività aziendale. La soluzione si è concentrata sull’accentramento delle informazioni nel Sistema ERP Gestionale (utilizzato in precedenza solo al 60% circa) e nella Piattaforma CRM, garantendo una “single source of truth” (unica fonte di verità) per il controllo dei costi, la gestione dei flussi di cassa e la tracciabilità post-vendita.
L’Azienda Cliente e la Sfida
L’Azienda Cliente è specializzata nella fornitura e installazione di impianti complessi, gestendo commesse con cicli attivi e passivi articolati, dalla preventivazione alla gestione dei SAL (Stati di Avanzamento Lavoro) e della manutenzione.
La Diagnosi (AS-IS): Punti di miglioramento
La struttura operativa presentava numerose inefficienze che rallentavano l’operatività e minavano l’affidabilità dei dati:
- Dipendenza da Excel e Dati Dispersi: numerosi processi chiave (tracciamento lead, stato cantieri, resoconto magazzino, pagamenti e SAL) erano gestiti tramite file Excel esterni, creando silos di dati, potenziali incongruenze e la necessità di controlli manuali ridondanti. Ad esempio, la gestione dei SAL e degli acconti era completamente esterna al Sistema ERP Gestionale.
- Gestione Acquisti e Costificazione Inadeguata: gli ordini di acquisto (PO) per servizi e materiali di consumo non a magazzino non venivano inseriti a sistema, rendendo difficile la visione completa dei costi di commessa. Inoltre, l’utilizzo di codici articolo generici (“QUADRO”) non permetteva una corretta costificazione né di prodotto né di commessa.
- Mancanza di Tracciabilità e Controllo: le segnalazioni dei clienti post-vendita arrivavano tramite canali informali (email o WhatsApp), perdendo completamente la tracciabilità. Mancava una procedura formalizzata per la gestione delle non conformità con i fornitori, spesso gestite “a braccio”.
- Vulnerabilità Finanziaria: non esisteva una gestione prospettica del Cash Flow o la registrazione dei costi fissi futuri nel gestionale, compromettendo la pianificazione finanziaria.
- Disallineamento Commerciale e CRM: l’uso della Piattaforma CRM non era uniforme; i lead non venivano inseriti tempestivamente o venivano gestiti in file Excel dal Back Office, con il rischio di perdere opportunità e senza garantire un follow-up chiaro.
La Soluzione e la Re-ingegnerizzazione (TO-BE)
Il progetto ha previsto una re-ingegnerizzazione incentrata sull’ottimizzazione dei flussi di lavoro e l’implementazione strategica delle funzionalità del Sistema ERP e della Piattaforma CRM.
Punti Chiave della Trasformazione:
- Centralizzazione Contabile e Finanziaria:
- Attivazione Modulo Cash Flow: configurazione di un modulo specifico nel Sistema ERP Gestionale per una pianificazione finanziaria accurata, integrando le entrate previste dai SAL e le uscite dagli ordini fornitori (anche di servizio).
- Integrazione SAL e Fatturazione: eliminazione dei file Excel esterni per la gestione dei SAL, integrandoli completamente nel Sistema ERP Gestionale e fornendo al Back Office la visibilità necessaria per monitorare lo stato di avanzamento e i costi delle commesse.
- Digitalizzazione della Catena di Fornitura e Costificazione:
- Gestione Listini Centralizzata: implementazione di un sistema centralizzato per la gestione dei listini fornitori e dei costi medi ponderati, garantendo che gli strumenti di preventivazione attingano a dati sempre aggiornati.
- Standardizzazione Codifica Materiali (BOM): standardizzazione della creazione della Distinta Base (BOM) nel Sistema ERP, includendo tutti i componenti con codici interni specifici, non più generici, per una corretta costificazione.
- Tracciabilità Acquisti Totale: introduzione dell’obbligo di inserire tutti gli ordini di acquisto, inclusi servizi (es. noleggio gru, servizi di sicurezza) e materiali di consumo, nel Sistema ERP Gestionale e di collegarli sistematicamente alla commessa di riferimento.
- Ottimizzazione della Gestione Commerciale e Post-Vendita:
- Uso Mandatorio del CRM: implementazione dell’uso obbligatorio della Piattaforma CRM per la gestione completa dei lead e delle offerte, con workflow definiti per l’assegnazione e il follow-up, assicurando che nessun contatto venga perso.
- Gestione Centralizzata della Manutenzione: integrazione nel Sistema ERP Gestionale di un modulo completo per la gestione dei contratti di manutenzione, tracciando le attività, la pianificazione, i costi, e i ricavi derivanti dai rimborsi in garanzia dei produttori (“gettoni”).
- Sistema di Ticketing Post-Vendita: creazione di un sistema di ticketing dedicato per la ricezione e la gestione delle segnalazioni dei clienti, in sostituzione dei canali informali (WhatsApp/email), garantendo tracciabilità e risoluzione efficace.
Impatto e Benefici Attesi
L’adozione delle nuove procedure e l’implementazione tecnologica hanno permesso di raggiungere benefici cruciali in termini di efficienza operativa e controllo strategico:
La digitalizzazione dei processi, in questo contesto, è come sostituire una mappa disegnata a mano e aggiornata a pezzi con un moderno sistema GPS integrato: non solo si evita di perdersi tra i dati sparsi (Excel e mail), ma si ottiene anche una visione in tempo reale della rotta finanziaria e operativa, consentendo di prendere decisioni rapide e informate per ottimizzare l’intero viaggio aziendale.
